Maailman suurin joustavien työtilaratkaisujen tarjoaja Regus on suunnitellut toimitilat 2,5 miljoonalle henkilölle ympäri maailmaa. Luokkahuoneita muistuttavat toimitilat ovat mennyttä aikaa – luovuutta ja tuottavuutta parantava toimitilojen suunnittelu lähtee ihmisestä ja tämän tarpeista. Erinomaisessa toimitilassa kohtaavat niin työn vaatimat tekniset ratkaisut kuin viihtyvyys ja sosiaalisen kanssakäymisen mahdollistaminen.
Työtilaratkaisujen tarjoaja Regus kannustaa unohtamaan pingispöydät ja meditointitilat yhteistiloissa. Erinomaisen toimitilan suunnittelun salaisuus piilee hyvässä perussuunnittelussa. Selvitysten mukaan hyvin suunniteltu toimitila voi parantaa työntekijöiden onnellisuutta 33 %1. Yli puolet työntekijöistä kokee, että ihanteellinen toimitilaympäristö auttaa tuottavuuden parantamisessa2. Kansainvälisen arkkitehtuuriyritys Genslerin teettämä tutkimus nostaa esiin myös huonon työpaikkasuunnittelun haitat: heikosti suunnitellut tilat aiheuttivat yhdysvaltalaisyrityksille arviolta 330 miljardin dollarin tuottavuuden menetyksen vuonna 20163.
Toimitilabrändi Regus avaa kymmeniä tuhansia neliömetrejä uutta työtilaa ympäri maailmaa joka vuosi. Sen verkostoon kuuluu yli 3 100 toimistohotellia 1 000 kaupungissa yli 110 maassa. Regus tunnistaakin toimitilasuunnittelun haasteet. Työtiloja vielä vuosia eteenpäin käyttävän 2,5 miljoonan henkilön tarpeiden täyttäminen on tehtävä, joka vaatii luovaa suunnittelua ja kattavaa ymmärrystä siitä, miten tapamme työskennellä on muuttumassa.
Kaikkia sukupolvia edustavat työntekijät – eivät vain milleniaalit – ovat huomanneet yhteistyöskentelyn ja liikkuvamman työnteon edut. Toimitilojen on oltava tuottavuuteen, luovuuteen ja yhteistyöhön kannustavia. Toimitilojen suunnittelun oletetaan usein tarkoittavan vain pöytien sijoituspaikkoja, mutta se on todella paljon muutakin. Koko toimitilainfrastruktuuri täytyy suunnitella ja asemoida siten, että se sopii kaikille mahdollisille asiakkaille. Konkreettinen haaste on esimerkiksi ennakoida virransyöttö- ja tietoliikennetarpeiden riittävyys nyt ja tulevaisuudessa.
– Hyvän toimitilan suunnittelu on sekä taidetta että tiedettä. Taidetta on suunnitella tilasta houkutteleva ja ihastelua herättävä. Tiedettä on varmistaa, että tila toimii sekä sitä vuokraaville yrityksille että siellä oleville työntekijöille, kertoo Sveitsissä työskentelevä Reguksen maailmanlaajuinen kiinteistöpalvelujen ja uusien toimistohotellien käyttöönoton päällikkö Filippo Sarti.
Uusi ymmärrys työntekijöiden hyvinvoinnista vaikuttaa toimitilojen suunnitteluun. Tutkimusten mukaan sinisiä ja vihreitä värejä sisältävissä ympäristöissä työskentely voi parantaa luovuutta, kun taas punainen parantaa suoritustasoa tarkkuutta vaativissa tehtävissä. Myöskään kalusteita ei jätetä sattuman varaan. Ympäristö, jossa on kaarevia linjoja, kuten pyöreitä pöytiä kokoustilassa tai pöytiä, joissa on pyöristetyt kulmat, yhdistetään positiivisiin tunteisiin. Tämä edesauttaa luovuutta ja tuottavuutta.
Toimipisteen suunnittelun seuraavassa vaiheessa päätetään, miten tila on parasta jakaa niin, että työalueita on oikeassa suhteessa. Genslerin 2016 UK Workplace -tutkimuksessa selvisi, että 67 % Ison-Britannian työntekijöistä oli väsyneitä kunkin työpäivän jälkeen ympäristöstään johtuen, ja että työntekijät olivat todennäköisemmin innovatiivisia, jos heillä oli käytössään erilaisia työtapoja tukevia tiloja.
Samalla kun täysin avoimet tilat menettävät suosiotaan, toimitiloja muunnetaan sisältämään useampia erilaisia työympäristöjä Activity Based Working (ABW) -mallin mukaisesti. Lisäksi niissä on enemmän siirtymismahdollisuuksia.
– Menneisyyden toimitilat muistuttavat luokkahuoneita, Cleary kertoo ja jatkaa: – Muuttumattomuus on korvattu monipuolisella valikoimalla elementtejä, mukaan lukien yksityistoimistot, kokouskopit, yhteispöydät, lukupöydät, pohdintatilat, puhelinkopit ja kokoustilat. Tärkeää on tarjota kaikkia tiloja, joita asiakas voi tarvita. Samalla asiakkaalla voi olla muuttuvia tarpeita eri tiloille eri aikoina. Haasteena on arvioida oikein kunkin elementin tarve, jotta tila ei olisi liian täynnä tai liian vähässä käytössä.
Myös ei-työtila on tärkeä huomioida. Monet tutkimukset osoittavat, että kanssakäyminen, luoviksi törmäyksiksikin kutsutut vahinkotapaamiset, parantavat tuottavuutta eivätkä suinkaan heikennä sitä. Harvard Business Review’n kuvaamassa tapaustutkimuksessa kerrottiin, miten työntekijöille annettiin sosiometrisiä tunnisteita, joilla heidän liikkeitään ja kanssakäymisiään seurattiin. Usean viikon aikana kerätyt tiedot osoittivat, että kun myyntihenkilö keskusteli tiimin muiden jäsenten kanssa 10 % enemmän, myös tämän myynti kasvoi 10 %. Päätöksellä siitä, mihin kahvikoneet sijoitetaan, voi olla elintärkeä kohtaamisten mahdollistamisessa. Siksi kahvila ja sosiaalinen tila ovat jokaisen toimistohotellin sydämessä – Kiinasta Kolumbiaan.
– Haluamme kannustaa ihmisiä keskustelemaan. Kahvila on heti sisäänkäyntiemme yhteydessä, ja se on yhdistetty kaikkiin muihin alueisiin, jotta tilan käyttäjät kokevat olevansa paremmin yhteydessä muihin, Cleary selittää.
Viimeisessä vaiheessa tila mukautetaan materiaaleilla, kalusteilla, sisustustekstiileillä ja taiteella. Tämä vaihe tarjoaa parhaan mahdollisuuden toimistohotellin oman, ainutlaatuisen ja paikallisen identiteetin luomiselle. Vuonna 2017 avautuneen, Malesian Penangissa sijaitsevan Menara Boustead -toimistohotellin seiniä koristavat Penangin kartat, ja sen koristeelliset lattialaatat ovat peräisin perinteisistä malesialaisista kotikaupoista.
– Paikallisten tekijöiden huomiotta jättäminen suunnittelussa olisi virhe. Eri puolilla maailmaa olevat Regus-toimistohotellit voivat käyttää samoja suunnitteluohjeita ja tavoitella tasaista laatutasoa, mutta ne käyttävät paikallisia tuotteita ja ovat kaikkea muuta kuin toistensa näköisiä, Sarti toteaa.
Toimistotilojen käyttöä tutkitaan esimerkiksi työpöytien alle asennetuilla antureilla tai työntekijöiden päällepuettavilla mittareilla. Niiden avulla työpaikkoja voidaan suunnitella entistä älykkäämmin.
– Meillä on valtava määrä tietoa siitä, miten toimistohotellejamme käytetään. Olemme kuin laboratorio, joka voi monitoroida, miten asiakkaamme käyttävät tuotteitamme ja palveluitamme – ja sitten mukauttaa ja parantaa heidän kokemuksiaan tulosten pohjalta, Reguksen tietohallintojohtaja Andre Sharpe kertoo
Yksi käytännön esimerkki on toimitilan jokaisen osan varaustietojen tutkiminen globaalisti. Tiedoista voidaan nähdä missä tiloissa on mihinkin aikaan päivästä suurin käyttöaste. Tämä auttaa tilojen kehittämistä mahdollisimman hyödyllisiksi.
– Tulevaisuudessa yritykset voivat vertailla työntekijöiden liiketietoja suorituskykytietoihin ja tuloksia voidaan hyödyntää sitten sen analysointiin, miten hyvin tila soveltuu käyttäjille ja miten se vaikuttaa yritykseen. Oikein käytettynä tällaiset palvelut voivat auttaa yrityksiä luomaan räätälöityjä toimitiloja, jotka rohkaisevat parempaan suorituskykyyn ja yhteistyöhön. Tietosuoja näissäkin asioissa on tietysti äärimmäisen tärkeää, Sharpe täsmentää.
Cleary ja Sarti tietävät myös, miten tärkeää on hyödyntää tietoja tulevien designratkaisujen tekemiseen ja tutkia, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa. – Suunnittelemme yrityksille, mutta samalla myös ihmisille. Jos voimme tarjota työntekijöille heidän haluamansa ominaisuudet, ennen kuin he tietävät sitä edes itse, jokainen osapuoli voittaa, toteaa Cleary.
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
Viestintä ja haastattelumahdollisuudet:
Villivisio Oy
Karri Harju, viestintäkonsultti
044 201 1077, [email protected]
Regus tarjoaa vertaansa vailla olevan työtilojen verkoston, joka kattaa 3 000 kohdetta yli 1 000 kaupungissa ja 100 maassa sekä palvelee 2,5 miljoonaa jäsentä. Erilaisten toimistoratkaisujen sekä kasvavien mobiili-, virtuaalitoimisto- ja workplace recovery -palveluidemme avulla mahdollistamme ihmisten ja yritysten työskentelyn juuri siellä missä, milloin ja miten he haluavat, joustavalla budjetilla. Kaikki Regus-yhteisön jäsenet nauttivat poikkeuksellisesta työn joustavuudesta, ja heillä on mahdollisuus työskennellä missä tahansa verkoston kaupungissa ilman lisäkuluja. Asiakkaisiimme lukeutuu monia menestyneimpiä yrittäjiä, startup-yrityksiä sekä miljardien dollarien arvoisia konserneja. www.regus.fi
© Koodiviidakko Oy - Y-tunnus 1939962-1