Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Sosiaaliset kysymykset » Tiedonohjaussuunnitelmien ajantasaistaminen sosiaalihuollon toimintayksiköissä

Kansallisarkisto

Tiedonohjaussuunnitelmien ajantasaistaminen sosiaalihuollon toimintayksiköissä

Tiedote.
Julkaistu: 20.01.2017 klo 09:15
Julkaisija: Kansallisarkisto

Monet sosiaalihuollon toimintayksiköt ovat ajantasaistamassa tiedonohjaussuunnitelmiaan, kun ne valmistelevat liittymistä Kanta-palveluihin toteutettavaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.  Arkistolain mukaan toimintayksiköiden on määriteltävä säilytysajat ja -tavat niiden toiminnasta kertyville asiakirjatiedoille tiedonohjaussuunnitelmassa.

Sosiaalihuollon toimintayksikön ei tarvitse sisällyttää tiedonohjaussuunnitelmaansa (TOS) niitä asiakkaan palveluprosessissa syntyneitä asiakastietoja ja -asiakirjoja, jotka talletetaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

SÄHKE2-normin mukaiset metatiedot tallentuvat asiakkaan palveluprosessissa syntyville ja siihen liittyville asiakirjatiedoille osittain sosiaalihuollon tietojärjestelmissä ja osittain asiakastiedon arkistossa. Tarkemmat määrittelyt metatietojen muodostamisesta löytyvät www.kanta.fi sivuilta.

Kela varmistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmän tuottamien asiakirjojen metatietojen SÄHKE 2-mukaisuuden siinä vaiheessa, kun järjestelmä liittyy Kanta-palveluihin ja tallettaa asiakirjoja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Tuleeko toimintayksiköiden hakea seulontapäätös Kansallisarkistolta?

Sosiaalihuollon toimintayksiköiden ei tarvitse erikseen hakea päätöksiä säilytysajoille tai -muodolle Kansallisarkistolta silloin, kun ne käyttävät asiakastietojen säilyttämiseen valtakunnallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa Kanta-palveluissa.

Edellä kuvattu toimintatapa koskee vain Kanta-palveluihin talletettavaa asiakasasiakirjatietoa. Se ei siis koske tietojärjestelmiä, joita ei ole liitetty Kanta-palveluihin eikä alueellisia säilytysjärjestelmiä. Kansallisarkisto ei myönnä päätöksiä erillisille ja/tai alueellisille säilytysjärjestelmille asiakasasiakirjojen pysyvää sähköistä säilyttämistä varten.

Mitä tietoja sosiaalihuollon toimintayksikön TOS:n tulee sisältää?

Sosiaalihuollon toimintayksikön TOS:n tulee sisältää esimerkiksi ajanvaraukseen, laskutukseen ja maksatukseen liittyvät asiakirjatiedot, joita ei tallenneta Kanta-palveluihin. Myös mahdolliset muut asiakastietojärjestelmässä käsiteltävät prosessit tulee kuvata TOS:ssa. Lisäksi sosiaalihuollon yksikön hallintotoiminnot tulee sisällyttää TOS:aan.

 

Lisätietoja:

Kansallisarkisto
ylitarkastaja Nina Eerikäinen
nina.eerikainen@arkisto.fi
p. 020 533 7133

THL
kehittämispäällikkö Maarit Rötsä
sostiedonhallinta@thl.fi
p. 029 524 7276

Kela
suunnittelun asiantuntija Katja Korhonen
kantakehitys@kanta.fi
p. 050 564 4098

Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.

Tutustu julkaisijan muuhun lehdistöaineistoon

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs