Eventillan vinkit tapahtumien siirtämisestä verkkoon

Eventilla Oy kannustaa siirtämään tapahtumat verkkoon poikkeustilanteiden aikana. Oululainen tapahtumahallinnan järjestelmiä tarjoava yritys on koonnut tapahtumanjärjestäjille vinkkejä kuinka toteuttaa tapahtumat turvallisesti verkossa myös koronavirusuhan aikana.

Eilen seurasimme uutisointia hallituksen ohjeistuksesta peruuttaa yli 500 henkilön tapahtumat. Eventilla muistuttaa, että tapahtumat ovat olennainen osa yritysten viestintää sekä markkinointia, eivätkä ne vaadi aina live-kontaktia. Poikkeustilanteidenkaan aikana useimpia tapahtumia ei tarvitse perua kokonaan, vaan niitä voidaan siirtää verkkoon mahdollisuuksien mukaan. Verkkoseminaareihin eli webinaareihin osallistujat voivat liittyä turvallisesti kotoaan käsin. Tällaisina aikoina yhteisöllisyyden, yritysten henkilökohtaisen viestinnän ja persoonallisten puhujien merkitys korostuu entisestään – ja sama voidaan toteuttaa myös verkkotapahtumissa.

Eventillan muistilista tapahtumien siirtämisestä verkkoon:

1. Webinaariohjelmisto ja hyvä nettiyhteys

2. Webinaaristudio: kamera ja mikrofoni valaistussa tilassa ilman häiriötekijöitä

3. Kutsut, ilmoittautumiset ja muu yhtenäinen tapahtumaviestintä

4. Palautteen ja datan hyödyntäminen

5. Aloita, kokeile ja ole rohkea

“Verkkotapahtuman tai webinaarin järjestäminen ei loppujen lopuksi vaadi paljoa ja se on hyvä pitää viestintäpaletissa myös normaaliaikoina” kiteyttää toimitusjohtaja Pekka Huttunen Eventillalta “Myös verkkotapahtuma kannattaa brändätä yrityksen ilmeellä ja viestinnällisesti hoitaa muiden tapahtumien mukaan”, Huttunen jatkaa.

Koronavirustilanteen keskellä Eventilla on tiedottanut asiakkaitaan poikkeusaikojen tapahtumaviestinnästä ja jakaa nyt artikkelisarjassaan tapahtumanjärjestäjille vinkkejä kuinka toteuttaa tapahtumansa verkossa, pienelläkin budjetilla. Eventilla kiteyttää, että myös tapahtuma-alalla tällaisissa poikkeustilanteissa korostuu viestinnän merkitys.Poikkeustilanteiden tapahtumaviestinnässä tärkeitä periaatteita ovatkin tiedottaminen, ohjeistaminen sekä viestinnän kohdentaminen. Myös mahdollisista peruutuksista tulisi viestiä ajantasaisesti, viime hetkien viestintä on hyvä toteuttaa esimerkiksi tekstiviestitse.

Esimerkiksi oululainen Saas-palveluja tarjoava Liana Technologies on ilmoittanut siirtävänsä tänä keväänä tapahtumansa ja markkinointibudjettinsa verkkoon. Liana on myös kertonut aloittavansa LianaCast -podcastin tuottamisen jo suunniteltua aiemmin. “LianaCast oli tarkoitus startata ennen kesää, mutta tilanteen muututtua päätimme lähteä liikkeelle heti”, kommentoi podcastia tuottava Harri Niskala Lianalta. Ensimmäisessä jaksossa Niskala sekä Eventillan tekninen johtaja Markus Haataja keskustelevat kuinka tapahtumanjärjestäjä voi siirtää tapahtumansa verkkoon.

Tutustu artikkelisarjaan: https://www.eventilla.com/fi/category/tapahtumien-jarjestaminen/