Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Laki » Arkistolaitos ja Kuntaliitto tiedottavat kunnallisista yleispäätöksistä: toimielinten päätöksenteko ja rakennusvalvonta

Arkistolaitos

Arkistolaitos ja Kuntaliitto tiedottavat kunnallisista yleispäätöksistä: toimielinten päätöksenteko ja rakennusvalvonta

Tiedote.
Julkaistu: 19.09.2016 klo 13:00
Julkaisija: Arkistolaitos

Arkistolaitos päättää Kansallisarkiston strategian 2020 mukaisesti kuntien substanssitehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa. Päätökset annetaan yleispäätöksinä koko kuntasektorille.

Kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet

Arkistolaitoksen päätöksen 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) mukaan kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden (esimerkiksi yhtiöt tai säätiöt) toimielinten pöytäkirjat liitteineen ovat pysyvästi säilytettäviä yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Pöytäkirjat ja niiden liitteet tallennetaan asianhallintajärjestelmään pitkäaikaissäilytykseen soveltuvissa tiedostomuodoissa.

Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan esityslistalle ja sitä kautta pöytäkirjaan tai sen liitteeksi ei ole syytä laittaa linkkejä ulkopuolisiin lähteisiin.

Rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot

Arkistolaitos antoi 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015) päätöksen kuntien rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä päätöksen 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) siitä, mitkä ovat rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettäviä asiakirjatietoja. Yllä mainitut arkistolaitoksen päätökset koskevat lakisääteistä rakennusvalvontaa.

Tietojärjestelmien, joissa käsitellään rakennusvalvontaan liittyviä asiakirjatietoja, ei tarvitse täyttää SÄHKE2-normin vaatimuksia.

Kuntien vastuu hyvän tiedonhallintatavan mukaisesta sähköisestä säilyttämisestä

Olennaista on, että kunnat itse huolehtivat asiakirjatietojensa käytettävyyden, luotettavuuden ja todistusvoimaisuuden turvaamisesta hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti. Pitkäaikaissäilytykseen soveltuvat tiedostomuodot ovat rekisteröintitiedoille XML-rakenne ja asiakirjoille PDF/A.

Yksittäisten kuntien/kuntayhtymien ei ole syytä laatia toimielinten päätöksentekoon tai rakennusvalvonnan tehtäviin liittyviä seulontaesityksiä arkistolaitokselle.

Lisätietoja antavat:

Kansallisarkisto

ylitarkastaja Nina Eerikäinen, nina.eerikainen@arkisto.fi, puh. 029 533 7133

kehittämispäällikkö Raili Oittinen, raili.oittinen@arkisto.fi, puh 029 533 7073 tai 0500 438262

 

Kuntaliitto

erityisasiantuntija Tuula Seppo, tuula.seppo@kuntaliitto.fi, puh. 09 771 2664

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.

Tutustu julkaisijan muuhun lehdistöaineistoon

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs