Arkistolaitos päättää Kansallisarkiston strategian 2020 mukaisesti kuntien substanssitehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa. Päätökset annetaan yleispäätöksinä koko kuntasektorille.
Arkistolaitoksen päätöksen 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) mukaan kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden (esimerkiksi yhtiöt tai säätiöt) toimielinten pöytäkirjat liitteineen ovat pysyvästi säilytettäviä yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Pöytäkirjat ja niiden liitteet tallennetaan asianhallintajärjestelmään pitkäaikaissäilytykseen soveltuvissa tiedostomuodoissa.
Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan esityslistalle ja sitä kautta pöytäkirjaan tai sen liitteeksi ei ole syytä laittaa linkkejä ulkopuolisiin lähteisiin.
Arkistolaitos antoi 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015) päätöksen kuntien rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä päätöksen 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) siitä, mitkä ovat rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettäviä asiakirjatietoja. Yllä mainitut arkistolaitoksen päätökset koskevat lakisääteistä rakennusvalvontaa.
Tietojärjestelmien, joissa käsitellään rakennusvalvontaan liittyviä asiakirjatietoja, ei tarvitse täyttää SÄHKE2-normin vaatimuksia.
Olennaista on, että kunnat itse huolehtivat asiakirjatietojensa käytettävyyden, luotettavuuden ja todistusvoimaisuuden turvaamisesta hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti. Pitkäaikaissäilytykseen soveltuvat tiedostomuodot ovat rekisteröintitiedoille XML-rakenne ja asiakirjoille PDF/A.
Yksittäisten kuntien/kuntayhtymien ei ole syytä laatia toimielinten päätöksentekoon tai rakennusvalvonnan tehtäviin liittyviä seulontaesityksiä arkistolaitokselle.
Lisätietoja antavat:
Kansallisarkisto
ylitarkastaja Nina Eerikäinen, [email protected], puh. 029 533 7133
kehittämispäällikkö Raili Oittinen, [email protected], puh 029 533 7073 tai 0500 438262
Kuntaliitto
erityisasiantuntija Tuula Seppo, [email protected], puh. 09 771 2664
Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.
© Koodiviidakko Oy - Y-tunnus 1939962-1