Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Kulttuuri ja taide » Arkistojen sähköinen säilytysmuoto toi Verolle huomattavat säästöt

Arkistolaitos

Arkistojen sähköinen säilytysmuoto toi Verolle huomattavat säästöt

Tiedote.
Julkaistu: 09.05.2016 klo 14:47
Julkaisija: Arkistolaitos

Kansallisarkisto edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia. Strategisena tavoitteena on, että julkisen hallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamisessa käytettävien rekisterien ja tietojärjestelmien tietosisällöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.

Sähköisen arkistoinnin edistämiseen sisältyy keskeisesti myös alkukesästä käynnistettävä kartoitustyö, jossa selvitetään julkisen hallinnon organisaatioiden hallussa olevat sähköiset tietoaineistot, joiden pysyväksi säilytysmuodoksi on määrätty paperi tai joiden säilytysarvoa arkistolaitos ei ole toistaiseksi määritellyt. Edellisessä tapauksessa arkistolaitos tulee muuttamaan pysyvää säilytysmuotoa koskevan päätöksensä paperista sähköiseksi. Tästä syntyy huomattavia taloudellisia säästöjä.

Pysyvää säilytysmuotoa voi muuttaa

Verohallinnon vuoden 1990 verotuslaskelmien ja henkilö- ja yhteisöasiakkaiden julkisten verotustietojen 1989 - 2005 pysyväksi säilytysmuodoksi on määrätty paperi, jota oli yhteensä 3,5 hyllykilometriä. Verohallinnossa oli kuitenkin tallessa myös vastaavat sähköiset tiedot.

Arkistolaitoksen päätöksellä pysyvää säilytysmuotoa koskeva päätös muutettiin paperista sähköiseksi ja sähköiset aineistot siirrettiin alkukeväästä arkistolaitokseen.  Tämän aineiston säilyttäminen paperimuodossa ja sen kunnostaminen palkka-, materiaali- ja kuljetuskustannuksineen olisi maksanut verohallinnon arvion mukaan noin 1,8 miljoonaa euroa. Ison sähköisen tietomassan siirtäminen maksoi alle 100 000 euroa, mikä on aineistomäärä huomioon ottaen huomattavasti vähemmän kuin vastaavan paperimuotoisen aineiston siirtokuntoon saattaminen ja siirtäminen.

Tutkimuskäyttö helppoa

Syntysähköiset asiakirjatiedot säilytetään rakenteisessa muodossa. Aineistojen tutkimuskäyttö on näin huomattavasti helpompaa kuin paperiaineistojen tai kuvamuotoisten digitoitujen aineistojen. Haut pystytään kohdistamaan asiakirjatiedon sisältöön ja aineiston analysoinnissa voidaan käyttää monipuolisesti informaatioteknologian menetelmiä.

Lisätietoja:
tutkimusjohtaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7018
kehittämispäällikkö Markus Merenmies, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7058
ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7133
sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@arkisto.fi

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.

Tutustu julkaisijan muuhun lehdistöaineistoon

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs