Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Kotimaa » Kansallinen Kokousbarometri: jopa 40 prosenttia kokouksista koetaan tehottomiksi

Suomalaisen Työn Liitto

Kansallinen Kokousbarometri: jopa 40 prosenttia kokouksista koetaan tehottomiksi

Tiedote.
Julkaistu: 04.05.2015 klo 08:00
Julkaisija: Suomalaisen Työn Liitto

Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvityksen mukaan suomalaisten työpaikkojen kokoustamisessa on paljon parannettavaa. Jopa 40 prosenttia kaikista kokouksista koetaan tehottomiksi ja vastaajien arvion mukaan jopa joka neljäs kokous voitaisiin hoitaa sopimalla asioista ilman kokousta. Kokoustaminen vie keskimäärin 9,5 tuntia viikossa työaikaa kyselyyn vastanneilta.

Suomalaisen Työn Liiton yhdessä kumppaniyritysten kanssa toteuttaman Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvitykseen vastanneista yli 500 vastaajasta noin puolet koki kokouksia olevan ajoittain tai jatkuvasti liikaa.

– Tulokset kokousten tehokkuudesta kertovat selkeää kieltä siitä, että toimiviin ja tehokkaisiin kokouskäytäntöihin tulisi panostaa enemmän suomalaisilla työpaikoilla. Kokouksista on tullut yhä useammille arkinen työnteon muoto erilaisten asiantuntijatehtävien ja työn luonteen muutoksen vuoksi, toteaa Suomalaisen Työn Liiton tutkimuspäällikkö Jokke Eljala.

Eniten kokousten tehottomuutta aiheuttavien asioiden listalle vastaajat nostivat kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymisen (64 % vastaajista), osallistujien myöhästymiseen ja heidän odottelunsa (44 %) ja varsinaiseen kokousaiheeseen pääsemisen (39 %). Peräti noin 70 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että osallistujat eivät valmistaudu kokouksiin.

– Suomalaisilla työpaikoilla ei vielä kiinnitetä riittävästi huomiota kokousten onnistumiseen tehokkaan työnteon kannalta. Vastuu onnistuneen kokoustyöskentelyn eri osa-alueista on hajallaan organisaatioissa esimerkiksi tilahallinnossa, IT-tuessa ja henkilöstöjohdossa. Kokoukset nähdään edelleen usein ”oikeista töistä” irrallisina, eikä ajatella niiden olevan yksi keskeinen työnteon muoto, Eljala sanoo.

Kokouskäytäntöjen tehostaminen toisi rahallista säästöä

Tutkimukseen osallistuneissa organisaatiossa työntekijät käyttävät työajastaan keskimäärin 9,5 tuntia viikossa kokouksiin. Kokoustamisen oheistoiminnot, kuten sopivan kokousajan löytäminen, paikan varaaminen ja kokoukseen valmistautuminen, vievät lisäksi noin 6 tuntia työaikaa viikossa työntekijältä.

– Tulosten perusteella voidaan suuntaa-antavasti tarkastella tehottomien kokouskäytäntöjen kustannuksia eri organisaatioissa. Kokouskäytäntöjä kehittämällä voidaan lisätä työelämän mielekkyyttä ja saada aikaan parempia tuloksia. Samalla säästetään työaikaa ja rahaa sekä parannetaan tuottavuutta, Eljala sanoo.

Laskelman perusteena käytetään työntekijää, jonka kustannus työnantajalle on 35 euroa tunnilta ja joka käyttää 15,5 tuntia viikossa kokouksiin ja niiden oheistoimintoihin. Työntekijän viikottainen kokouksiin käyttämän ajan kustannus on lähes 543 euroa, mikä tekee vuodessa lähes 25 000 euroa (46 työviikkoa). Vastaajien kokemuksen mukaan noin 40 prosentia kokouksista on tehottomia, jolloin niiden arvioitu kustannus viikossa on noin 228 euroa. Vuositasolla tämä tarkoittaa yhden hengen osalta jopa 10 000 euron kustannuksia, joka 50 hengen keskisuuressa yrityksessä tarkoittaisi 500 000 euron vuosittaisia kustannuksia.

– Tehokkaampien kokouskäytäntöjen, tilojen, työkalujen ja osaamisen kehittämisellä voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä organisaatioissa. Kokouskäytäntöjen tehostamisessa kannattaa keskittyä laajalti kokouskäytäntöihin, tiloihin, välineisiin ja esimiestyöhön. Hyvään kokoukseen valmistaudutaan, se vedetään läpi napakasti ja sen pohjalta jatketaan tehokkaasti eteenpäin, Eljala summaa.

Kansallinen Kokousbarometri 2015 selvitti helmi-maaliskuun 2015 aikana kokoustamisen arkea ja nykytilaa suomalaisissa organisaatioissa. Selvitykseen osallistui helmi-maaliskuun 2015 aikana yhteensä 578 vastaajaa kaikkiaan 21 organisaatiosta, toimipisteestä tai yksiköstä. Selvitys toteutettiin yhteistyössä Suomalaisen Työn Liiton, 925 Design Oy:n, Canon Oy:n, Haaga-Helia ammattikorkeakoulun, Re:meet Oy:n ja Oy Vallila Interior Ab:n kanssa.

Lue lisää selvityksestä: http://suomalainentyo.fi/blog/2015/04/29/kansallinen-kokousbarometri/

Selvitykseen osallistuneiden keskimääräinen kokousviikko

  • 7eri kokousta
  • 9,5 h kokouksissa
  • 6 h muu kokouksiin kuluva aika
  • 6 henkilöä per kokous
  • 70 % organisaation sisäisiä kokouksia
  • 25 % kokouksista voitaisiin vastaajien mukaan hoitaa ilman kokousta
  • 40 % kokouksista koettiin tehottomiksi

Mihin asioihin kokouksissa menee eniten hukkaan aikaa?

1. Kokousagenda ulkopuolisten asioiden läpikäyminen 64 %
2. Osallistujien myöhästyminen ja odottelu 44 %
3. Varsinaiseen kokousaiheeseen pääseminen 39 %
4. Päätöksen tekemiseen 31 %
5. Toimimattomiin ja/tai puutteellisiin kokoustyökaluihin ja -välineisiin 22 %

Lisätietoja:
www.kokousbarometri.fi

Jokke Eljala, tutkimuspäällikkö, Suomalaisen Työn Liitto, 050 374 7410, jokke.eljala@avainlippu.fi

SUOMALAISEN TYÖN LIITTO
Suomalaisen Työn Liitto on asiantuntijaorganisaatio, jonka tehtävänä on edistää suomalaisen työn arvostusta ja menestystä. Suomalaisen Työn Liitto on aloittanut tutkimusprojektin, jossa tunnistetaan merkityksellisen ja arvokkaan työn osa-alueita, joiden avulla voidaan luoda kestävämpää, osallistavampaa ja tuottavampaa työtä Suomessa.

925 DESIGN
925 Design on paremman työelämän suunnittelutoimisto. Tavoitteena on saada ihmiset ajattelemaan rohkeammin, tekemään töitä fiksummin ja johtamaan itseään paremmin. 925 Design auttaa organisaatioita saamaan merkittäviä muutoksia aikaan kiinnittämällä huomiota pieniin, arkisiin tapoihin ja tekoihin.

CANON
Canon auttaa organisaatioita hyödyntämään älykkäämpiä työskentelytapoja. Canonin tuotteet ja palvelut auttavat organisaatioita sujuvoittamaan dokumenttien ja informaation esittämistä sekä parantamaan työn tuottavuutta.

HAAGA-HELIA
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu kouluttaa liike-elämän ja palveluelinkeinojen asiantuntijoita sekä tutkii ja kehittää näihin aloihin liittyvää osaamista ja toimintaa. Haaga-Helia on ollut mukana muun muassa Huomisen kokoushotelli -tutkimushankkeessa jossa selvitettiin miten kokoustaminen muuttuu lähitulevaisuudessa – millaisia ovat parannetut fyysiset kokoustilat, tekniset ratkaisut, osallistujia aktivoivat prosessit ja kokonaisvaltaiset palvelut.

RE:MEET
Re:meet Oy on vuonna 2012 perustettu yritys, joka auttaa yrityksiä tehostamaan kokouskäytäntöjään. Tällä hetkellä Re:meetillä on kaksi kokouskäytäntöjen tehostamiseen liittyvää palvelutuotetta: Tehosta kokouksia -työpaja ja Kokousdesign™-työpaja. Tehosta kokouksia -työpajasta on omat versiot johtoryhmien kokouksille ja etä-/virtuaalikokouksille. Tämän lisäksi Re:meet on ollut yksi keskeinen alullepanija Kansallisen Kokousbarometrin luomisessa ja kehittämisessä yhdessä Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kanssa.

VALLILA INTERIOR, SMARTMEETING-yksikkö
Vallila Interiorilla on pitkä kokemus työympäristöjen sisustajana ja kalustajana. SmartMeeting on Vallilan kokous- ja ryhmätyötiloihin erikoistunut yksikkö, joka auttaa organisaatioita tehostamaan ryhmä- ja kokoustyöskentelyään ja parantamaan tuottavuuttaan tilojen, siellä käytettävien välineiden sekä käytäntöjen avulla.

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs