Sisäministeriö on ensimmäisenä ministeriönä päättänyt sähköistää koko asiankäsittelyprosessin

Sisäasiainministeriö on ensimmäisenä ministeriönä päättänyt sähköistää koko asiankäsittelyprosessin. Asiakirjat kirjataan, käsitellään ja arkistoidaan sähköisesti. Kansallisarkisto on myöntänyt ministeriölle ensimmäisten ministeriöiden joukossa luvan arkistoida ministeriön asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä (ASDO) pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa.

Myös päätöksenteko sähköistetään. Ensimmäisenä on otettu käyttöön sähköinen allekirjoitus lausuntoasiakirjoissa. Ministeriö kehittää omaa ja hallinnonalansa sähköistä asiankäsittelyä kokonaisvaltaisesti sekä uudistaa samalla toimintaprosesseja. Marraskuun alusta 2010 lähtien ministeriö on muuttanut omaa lausuntoasioiden käsittelyprosessiaan siten, että lausuntoasiakirjat allekirjoitetaan vain sähköisesti. Säh­köisesti allekirjoitettu asiakirja korvaa käsin allekirjoitetun ja on myös ministeriön arkistokappale. 

Ministeriö toimittaa sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat vastaanottajille joko ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen tai tarvittaessa perinteiseen tapaan postitse paperimuodossa. Ministeriö jatkaa omien prosessiensa sähköistämistä ja ottaa vähitellen sähköisen allekirjoituksen käyttöön kaikissa asiakirjoissaan.

Sisäasiainministeriö toivoo, että sähköisten asiakirjojen käyttö lisääntyisi nopeasti viranomaisten välisessä kirjeenvaihdossa. Ministeriö suosittelee, että asiakirjapohjissa tätä varten aina ilmoitettaisiin myös virallinen sähköinen asiointiosoite. Sisäasiainministeriö ottaa vastaan sähköisiä viestejä ja asiakirjoja kuten laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta (13/2003) edellyttää. 

Lisätietoja: projektipäällikkö Markku Kraft, 071 878 8321