Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Hallitus ja valtio » Diaarien, asia- ja päätöshakemistojen sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen sähköinen säilyttäminen

Arkistolaitos

Diaarien, asia- ja päätöshakemistojen sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen sähköinen säilyttäminen

Tiedote.
Julkaistu: 30.09.2016 klo 11:30
Julkaisija: Arkistolaitos

Arkistolaitos antoi 12.9.2016 päätöksen (AL/16465/07.01.01.03.02/2016) diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä sähköisessä muodossa. Päätös koskee arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin 1-6 kohdissa mainittuja organisaatioita.

Päätös tarkoittaa sitä, ettei diaareista ja niihin rinnastettavista sähköisistä asia- ja päätöshakemistoista tai asiankäsittelyjärjestelmistä enää tulosteta tietoja paperille tai mikrofilmille. Arkistotulosteiden, diaarilehtien ja vastaavien tulostaminen pysyvää säilyttämistä varten päättyy.

Syntysähköisen asiakirjatiedon paperi- tai mikrofilmikappaleet ovat kopioita ja ne voidaan hävittää kun on varmistettu, että vastaavien sähköisten tietojen ja asiakirjojen kattavuus, käytettävyys, luotettavuus sekä eheys ja todistusvoimaisuus säilyvät. Niitä asiakirjatietoja, jotka ovat olemassa vain paperi- tai mikrofilmimuodossa ei tarvitse tämän päätöksen vuoksi viedä tietojärjestelmiin.

Päätöksen kohteena olevien asiankäsittelyjärjestelmien ei tarvitse olla arkistolaitoksen SÄHKE-normien mukaisia. Päätöksen takautuvuus ulottuu niin pitkälle ajalle kuin kyseisiä asiakirjatietoja on saatavissa sähköisessä muodossa. Päätöksellä linjataan, ettei mitään edellä kuvattua, sähköisenä syntynyttä, sähköisessä muodossa olevaa pysyvästi säilytettävää asiakirjatietoa tule hävittää.

Säilytysmuodolle ei tarvita erillispäätöksiä

Seulontaesityksen lähettäminen arkistolaitokseen on yhä tarpeen, mikäli organisaatiolla ei ole arkistolaitoksen päätöstä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien asiakirjatietojensa säilytysarvosta (pysyvä tai määräaikainen säilytys). Arkistolaitos antaa säilytysarvoa koskevat seulontapäätökset tehtäväluokkatasolla. Päätöksen kohteena olevien asiakirjatietojen pelkän säilytysmuodon osalta yksittäisen organisaation ei tarvitse erikseen lähettää seulontaesityksiä arkistolaitokselle.

Arkistolaitos päättää edelleen organisaatiokohtaisesti ydintehtävien hoitoon liittyviin rekistereihin ja tietojärjestelmiin, sekä SÄHKE2-normin vaatimukset täyttäviin asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä. SÄHKE2- normi on edelleen huomioitava uusissa tietojärjestelmähankkeissa.

Sähköisiin diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sisältyvien rekisteröintitietojen osalta tulee varmistaa, että ne ovat säilytettävissä rakenteisessa, tietojärjestelmäriippumattomassa muodossa ja asiakirjat PDF/A-muotoisina. Asiakirjatietojen sähköiseen siirtämiseen ja tutkimuskäyttöön liittyvistä yksityiskohdista ohjeistetaan myöhemmin erikseen.

Päätöksen kohteena olevat organisaatiot huolehtivat asiakirjatietojensa käytettävyyden, luotettavuuden ja todistusvoimaisuuden turvaamisesta hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti. Pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjatietojen häviäminen tai tuhoutuminen on estettävä.

Lisätietoja antavat:

  • ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7133
  • kehittämispäällikkö Markku Leppänen, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7055
  • kehittämispäällikkö Markus Merenmies, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7058 (tekniset kysymykset)
  • sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@arkisto.fi

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.

Tutustu julkaisijan muuhun lehdistöaineistoon

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs