Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Työelämä » Tappavatko hajautetut organisaatiot ketterän tiimityön?

agile42

Tappavatko hajautetut organisaatiot ketterän tiimityön?

Tiedote.
Julkaistu: 05.11.2014 klo 09:00
Julkaisija: agile42

Kansainvälisillä yrityksillä on toimintoja ympäri maailmaa. Toisinaan tiimit, joiden pitäisi tehdä tiivistä yhteistyötä, sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä. Myös pienemmillä yrityksillä pääkonttorin ja eri toimipisteiden välissä voi olla satoja kilometrejä kotimaassakin. Lisäksi moni tekee joustavasti etätöitä muualta kuin työpaikalta käsin. Perinteisesti tiimityössä on korostettu samassa paikassa työskentelyä. Onko ketterä ja tehokas tiimityö mahdollista, jos tiiminjäsenet työskentelevät eri toimipisteissä?

Ohessa kymmenen vinkkiä ketterään tiimityöhön ympäri maailmaa tai maata:

1)    Yhteistyö toimii, kun kommunikointi on helppoa. Tiimien omat, sisäiset keskustelualustat takaavat sen, että asiat saadaan pikaisesti hoidettua sijainnista riippumatta. Varmista siis, että tiimillä on kattavat ja toimivat kommunikointipalvelut käsien ulottuvilla. Muista että firma, jossa tieto ja valta on keskitetty pääkonttorille, tarvitsee hyvin erilaisen viestintäpaletin verrattuna esimerkiksi itseohjautuvaan asiantuntijaorganisaatioon. Hyödynnä viestintäteknologiaa monipuolisesti pikaviestittelystä videoihin, ja anna tiimin valita työkalunsa tarpeen mukaan. Kommunikointityökalujen laadussa ei myöskään kannata säästää: huonon kommunikoinnin aiheuttamat kustannukset ovat nimittäin korkeat, ja niitä on hankala jäljittää ja poistaa.

2)   Jokaisella dokumentilla tai lähdekooditiedostolla on oma paikkansa intranetissä tai pilvessä — eikä se ole sähköpostin liitteenä. Materiaalien työstäminen yhdessä, vaikkakin eri sijainneista käsin, Google Docsin, Etherpadin tai muiden vastaavien välineiden avulla, auttaa sekä versionhallinnan ongelmiin että varmistamaan että kaikki tietävät missä mennään.

3)   Tiimin on aina voitava luottaa työstettävän tuotteen tai ratkaisun nykyversioon, sekä siihen että se toimii ja on mahdollisimman virheetön. Jos näin ei ole, kommunikoinnin tarve moninkertaistuu kertaheitolla. Koska kommunikointi on useimmiten hajautetun tiimin heikkous, varmista että tarvittavat automaattiset testit ajetaan usein ja säännöllisesti ja että tulokset näkyvät heti kaikille.

4)   Selätä läheisyysharha! Kun tiimi istuu eri puolilla maailmaa, on selvää, että pitää kommunikoida ja jakaa tietoa aktiivisesti. Toisinaan tiedonjako toimii jopa paremmin kuin vierekkäin istuttaessa, kun kukaan ei kuvittele, että toinen saattoi kuulla tai muistaa sivulauseessa kahvipöydässä mainitun asian. Varmista, että tiimiläiset voivat turvallisesti nostaa myös hankalia aiheita keskusteluun. Kuka ottaa kopin, kun tiimi nostaa esille riskejä ja mahdollisuuksia, ongelmia ja ratkaisuja?

5)   Eri paikkoihin hajautunut tiimi joutuu luottamaan tavallista enemmän työkaluihin ja prosesseihin, sillä äkillisiä tulipaloja on hankalampi sammuttaa yhdessä. Yhdessä tilassa sijaitseva tiimi pysyy toimintakykyisenä, vaikka työkalut tökkisivät ja prosessitkin pettäisivät. Hajautettu tiimi sen sijaan lamaantuu tai lähtee harhailemaan olettamusten ja muistikuvien perusteella. Varmista siis, että prosessit ovat yksinkertaisia, käyttökelpoisia, reaalimaailmaa vastaavia ja tiimin omistuksessa. Anna tiimille työkalubudjetti ja selkeät rahankäyttösäännöt: tiimi saa käyttää tietyn rahasumman ilman erillistä lupaa, jos he voivat osoittaa, että arvioidut säästöt ovat riittävän isot.

6)   Myös virtuaalityöskentelyssä täytyy olla yhteiset pelisäännöt. Aivan kuten tiimityössä muutenkin, yhdessä sovitut käytännöt ovat tärkeitä. Jos toinen ei halua joutua häirityksi pikaviestiohjelman välityksellä jatkuvasti, on sovittava siitä, millaisella signaalilla muut tietävät olla häiritsemättä. Dokumentoi pelisäännöt intranetiin, ja tarvittaessa kerratkaa ne napakasti.

7)   Varmista, että etäkokoukset etenevät jouhevasti. Yksinkertainen nyrkkisääntö on avata yhteys jo 5–10 minuuttia ennen kokouksen alkua, jottei kokouksen aloitus myöhästy. Myös kokouksen etenemiseen pitää varata enemmän aivosoluja – “lainaa” ulkopuolinen puheenjohtaja tai fasilitaattori, jolla ei ole omaa intressiä asiakeskustelussa. Voit myös käyttää Google Docsia, Etherpadia tai jotakin muuta reaaliaikaista virtuaalista työkalua yhteisten muistiinpanojen tekemiseen. Vastuuta koko tiimiä viemään tulokset oikeisiin paikkoihin kokouksen jälkeen.

8)   Huolehdi siitä, että kaikkia kohdellaan yhdenvertaisesti. Jos yksi tiimijäsen jatkuvasti laiminlyö kokouksia esimerkiksi ongelmallisen kellonajan takia, eikä sopivia etäkokousaikoja löydy, tähän pitää löytää tasapuolinen ratkaisu. Kokeilkaa esimerkiksi aikavyöhykerotaatiota, jolloin kaikki saavat vuorollaan osallistua kokouksiin varsinaisena työaikana.

9)   Lennätä tiimi yhteen paikkaan muutaman kerran vuodessa työskentelemään yhdessä vähintään viikon verran. Tämä vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja tekee myös hajautetusta työskentelystä helpompaa. Anna tiimille myös lepoaikaa yhteisen lounaan jälkeen, ja käykää yhdessä syömässä iltaisin. Muista valita hotelli, jossa on hyvä nettiyhteys.

10) Yksi ketteryyden perusedellytyksistä on tiimien itseohjautuminen. Tiimin pitää saada toimia itseohjautuvasti myös silloin, kun sen jäsenet toimivat eri paikoissa. Jos tiimin aika menee keskijohdolle raportointiin, tai kamppailuun hankalien työnohjausjärjestelmien kanssa, ei aikaa jää itse projektien edistämiselle. Tiimit, jotka ovat itseohjautuvia, ovat myös kaikkein tehokkaimpia ja motivoituneimpia. Myös silloin, kun tiiminjäsenet työskentelevät eri toimipisteistä käsin.

 

Lisätietoja:

Lasse Ziegler
Toimitusjohtaja, Certified Scrum Trainer
agile42
Puh. 040 772 7001
Sähköposti: lasse.ziegler@agile42.com

Martin von Weissenberg
Ketteryysvalmentaja
agile42
Puh. 0400 314159
Sähköposti: martin.von.weissenberg@agile42.com

 

agile42 Consulting Oy
agile42 on ketterän muutoksen sekä tuote- ja projektinhallintamenetelmien kansainvälinen asiantuntija. Se kouluttaa ja valmentaa yritysten johtoa ja tiimejä ketterään johtajuuteen, parempiin toimintatapoihin ja kilpailukyvyn kasvattamiseen. agile42 auttaa viemään muutoksen läpi koko organisaatiossa. Se tarjoaa hyväksi havaittuja käytäntöjä ja työkaluja muutoksen suunnittelun ja toteutuksen tueksi. Sen kokeneet valmentajat ovat tukena koko muutoksen ajan.

 

 

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs