Algoritmeista apua järkevään työvuorosuunnitteluun

Mitä suuremmaksi yrityksen henkilöstömäärä kasvaa, sitä monimutkaisempaa on työvuorojen suunnittelu. Tehokkuus vaatii järkevää henkilöstömitoitusta, joka usein ajaa työntekijöiden työvuorotoiveiden ohi. Henkilöstövaltaisilla aloilla pohditaankin, miten työn tehokkuutta voidaan lisätä työtyytyväisyyden ja palvelutason kärsimättä.

Monissa suurissa, useita toimipisteitä käsittävissä ja työvoimavaltaisissa organisaatioissa trendinä on työvuorosuunnittelun keskittäminen.

– Tavoitteena on tehostaa työvoiman käyttöä niin, että työtyytyväisyys ja palvelutaso pysyvät korkealla. Työvoiman kokonaisvaltainen hallintajärjestelmä eli Workforce Management (WFM) mahdollistaa työvuorojen ajoittamisen ja miehittämisen aiempaa tarkemmin samalla, kun työntekijöiden tarpeet sekä työehtosopimusten ja työaikalain edellyttämät työ- ja lepoajat otetaan huomioon, kertoo tamperelaisen Numeronin toimitusjohtaja Seppo Varpukari. Yritys on erikoistunut työvoimanhallintaan erityisesti haastavissa toimintaympäristöissä.

Kustannustehoa järkevällä työvuorosuunnittelulla

WFM:lle on kysyntää erityisesti toimialoilla, joissa henkilöstökulujen osuus on yli puolet kustannuksista ja joissa työntekijöiden on oltava tiettyyn aikaan tietyssä paikassa. Näitä aloja ovat mm. palvelualat, turvallisuus, joukkoliikenne ja terveydenhuolto. Terveydenhuoltoalalla noudatetaan yleisesti jaksotyöaikaa, jossa työvuorolistan suunnittelun tavoitteena on saada tietty tuntimäärä täyteen niin, että työt tulevat hoidettua eikä kalliita sijaisia tarvita.

– Tämä voi olla vaikeaa, jos työvuorosuunnittelu ei ylety osasto- ja toimipisterajojen yli. Keskitetyn työvoimahallintajärjestelmän avulla työvoima liikkuu joustavasti toimipisteiden välillä niin, että töitä voidaan tasata työntekijöiden kesken, Varpukari toteaa.

Vaativilla työvoimavaltaisilla toimialoilla keskitetty työvoimanhallinta tuo 5-10 prosentin säästöt.

– Yksistään terveydenhuollossa kulurakenteesta noin 70 prosenttia muodostuu henkilöstökustannuksista, Varpukari huomauttaa.

Reilu työvuorolista konevoimin

On tärkeää, että rahallisia säästöjä ei revitä työntekijän selkänahasta eikä palvelutasosta. Reilun pelin takaa matemaattinen optimointi.

– Järjestelmään syötetään työntekijöiden osaaminen ja halukkuus työskennellä muissa toimipisteissä, työehtosopimuksen ja työvoimalain vaatimukset, työt ja käytettävissä olevat henkilöt sekä toiveet. Kun tiedot ovat järjestelmässä, tuloksena on noin viidessä minuutissa optimaalinen työvuorolista, Varpukari selostaa.

Työntekijä voi syöttää työvuorotoiveensa ohjelmaan kotoa käsin.

– Työergonomisen ohjauksen ansiosta ohjelma laskee mahdollisimman pitkät yhtäjaksoiset vapaat ilman, että kokonaistehokkuus kärsii. Kolmas hyöty on yleinen läpinäkyvyys, kun työntekijät voivat nähdä, montako prosenttia työvuorotoiveista toteutuu.

Ohjelma toimii silti ihmisten ehdoilla. – Saamme ohjelmasta tunnuslukuja kuten toiveiden toteutumisprosentit, työvuorosuunnitelman palkkakustannukset sekä yhtäjaksoisten vapaiden tuntimäärät. Painotuksia muuttamalla ohjelma laatii erilaisia työvuorolistoja. Työntekijöiden toiveet minimoimalla voidaan kokeilla, saadaanko lisää tehoja halvemmalla. Suunnittelija voi tehdä eri painoarvoilla useita versioita ja valita niistä soveltuvimman tuotantokäyttöön – toisin kuin käsipelillä. Teksti: Eila Aalto

Lisätietoa artikkelista ja yhteydenotot: http://bit.ly/1lsy8zG
Julkaisija: Editori.fi