Liikkuvan työn ammattilaisille tehty toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa tärkeimmät ominaisuudet yhdelle alustalle. Arkea tehostava ratkaisu vähentää virheitä ja tuo merkittäviä säästöjä.
TEKSTI SAANA LEHTINEN KUVA PATRIK PESONEN
Lukuisiin eri järjestelmiin pirstaloitunut rutiinien hallinta syö tehoa monen liikkuvan työn ammattilaisen arjesta. Kun useista palasista koostettuja, yrityksen tarpeita heikosti palvelevia toiminnanohjausratkaisuja paikataan vielä paperilapuille tehdyillä kirjauksilla, ajetut kilometrit ja tehdyt työtunnit päätyvät harvoin laskulle asti.
Lokakuussa 2021 lanseerattu EasyOpp ratkoo kenttätyön hallinnan haasteita tekemällä toiminnanohjauksesta nimensä mukaisesti iisin operaation. HeiMaTec Oy:n kehittämä, liikkuvan työn ammattilaisille suunniteltu kokonaisratkaisu kokoaa tavallisesti monen tunnuksen takaa löytyvät palvelut yhdelle alustalle.
– EasyOpp sisältää muun muassa tilausten- ja työmaanhallinnan, työajanseurannan, laskutuksen, varastoinnin, paikannuksen, kalustonhallinnan sekä Extranet-tilausportaalin, perustaja ja operatiivinen johtaja Marko Heinonen luettelee.
Koko työnhallinnan ketjun digitalisoiva järjestelmä mukautuu erikokoisten yritysten yksilöllisiin prosesseihin ja kasvutavoitteisiin kameleonttimaisella tavalla: jos asiak-
kaan tarvitsemaa ominaisuutta ei ole järjestelmässä valmiina ja siitä voidaan ajatella olevan apua muille, ominaisuus otetaan työn alle.
– Asiakkailla on paljon hyvin samanlaisia haasteita töiden ja tilausten hallinnoimisessa. Asiakasta kuuntelevalla kehitysmallilla pystymme toivottavasti auttamaan useampia samanlaisten ongelmien kanssa painivia yrityksiä ja myös monistamaan hyvät kehitysideat, myyntijohtaja Teemu Toivanen taustoittaa EasyOppin joustavaa ja asiakaslähtöistä toimintatapaa.
Keskitetty ratkaisu säästää asiakkaan aikaa ja rahaa
Kun aiemmin useasta järjestelmästä koostunut, tehoton kokonaisuus vaihdetaan yhteen helppokäyttöiseen ja keskitettyyn palveluun, toiminnanohjaukseen käytettävät työtunnit ja kulut putoavat Heinosen ja Toivasen mukaan jopa 30 prosentilla. Säästöjä selittää kirjanpidon ja rahankierron tehostumisen sekä laskutuksen ja työaikatietojen automatisoimisen lisäksi polttoaineen kulutusseuranta, jonka tärkeys on korostunut etenkin nyt, kun polttoaineiden hinnat ovat kivunneet poikkeuksellisen korkealle.
– Kun ajotapaa voidaan mitata, yrittäjä voi esimerkiksi pisteyttää kuskeja ja palkita taloudellisimmin ajavat, Toivanen mainitsee.
Myös helposti kalliiksi käyvät virheet on helppo välttää, kun mikään työvaiheista ei jää puuttuvien tai vaikeakäyttöisten järjestelmien takia muistin varaan.
– Keikka voidaan laskuttaa heti, kun se on kuitattu järjestelmään tehdyksi. Tieto valmiista keikasta siirtyy rajapintojen kautta suoraan taloushallintojärjestelmiin, minkä ansiosta kaikki tulee varmasti laskutettua ja rahan kierto nopeutuu, Heinonen kuvailee.
Työturvallisuuden osalta EasyOpp keskittyy erityisesti työtapaturmien ennaltaehkäisemiseen. Asiakasyritykset voivat lisätä mobiilisovellukseen muun muassa perehdytys-, ympäristönsuojelu- ja turvallisuusohjeita sekä oman turvallisuuskäsikirjansa. Esimerkiksi työkoneiden ja työvaiheiden riskikohtiin liittyvillä tarkistuslistoilla on tärkeä rooli onnettomuuksien ehkäisemisessä. Jos jotain kaikesta huolimatta sattuisi, se, että vaaroja on pyritty todistetusti havainnoimaan ennen työn aloittamista helpottaa asioiden selvittämistä ja toiminnan parantamista.
Käyttöönotto jopa viikossa
EasyOppin käytön helppous ulottuu myös järjestelmän käyttöönottoprosessiin. Siinä missä monia
muita järjestelmiä saa odottaa useista kuukausista vuoteen saakka, EasyOppin toiminnanohjauksen peruspalvelu nostetaan pystyyn tavallisimmin 1–2 viikossa.
– Projektipäällikkö vetää koko projektin asiakkaalle avaimet käteen -periaatteella. Käyttöönottoprosessi alkaa määrittelypalaverilla ja etenee seuraavaksi testiympäristön kehittämiseen. Kun asiakas on hyväksynyt testiversion, siirrymme tuotantovaiheeseen, Heinonen valottaa käyttöönottoa.
Yhteistyö jatkuu palvelun toimittamisen jälkeen oman yhteyshenkilön ja asiakkuuspäällikön kanssa pidettävissä ohjauspalavereissa, joissa asiakkaat voivat tuoda esiin matkan aikana syntyneitä lisäpalvelutarpeita. Asiakkuuspäällikön tehtävänä on kontaktoida kaikki asiakkaat säännöllisesti ja kuunnella heitä.
– Emme koskaan jätä asiakasta pärjäämään uuden palvelun kanssa, vaan olemme hyvin proaktiivisia asiakaspalvelussamme, kiteyttää Toivanen.
Artikkeli julkaistiin Content Housen tuottamassa, kaupallisessa Infra-julkaisussa, joka jaeltiin Helsingin Sanomien yhteydessä 8.6.2022
© Koodiviidakko Oy - Y-tunnus 1939962-1