Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Laki » Arkivverket och Kommunförbundet informerar om generella beslut som gäller kommunerna: organens beslut och byggnadstillsynen

Arkistolaitos

Arkivverket och Kommunförbundet informerar om generella beslut som gäller kommunerna: organens beslut och byggnadstillsynen

Pressmeddelande.
Publicerad: 19.09.2016 kl. 13:00
Utgivare: Arkistolaitos

I enlighet med Riksarkivets strategi 2020 beslutar Arkivverket om varaktig endast elektronisk förvaring av uppgifter i handlingar som uppstår i kommunernas substansuppgifter. Besluten meddelas som generella beslut till hela kommunsektorn.

Varaktig förvaring av protokoll jämte bilagor från kommunala organ och organ inom organisationer som sköter en offentlig uppgift

Enligt Arkivverkets beslut 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) ska protokoll jämte bilagor från kommunala organ och organ inom organisationer som sköter en offentlig uppgift (t.ex. bolag och stiftelser) förvaras varaktigt enbart i elektronisk form från den tid de finns att tillgå i elektronisk form. Protokollen jämte bilagor lagras i ärendehanteringssystemet i sådana filformat som lämpar sig för långtidsförvaring.

Kommunförbundets anvisning är att länkar till utomstående källor inte ska ges i föredragningslistor och därmed inte i protokoll eller som tillhörande bilaga.

Uppgifter i byggnadstillsynens handlingar som ska förvaras varaktigt

Arkivverket meddelade ett beslut 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015) om att de uppgifter i den kommunala byggnadstillsynens handlingar som ska förvaras varaktigt ska förvaras varaktigt endast i elektronisk form samt ett beslut 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) om vilka uppgifter i byggnadstillsynens handlingar som ska förvaras varaktigt. Arkivverkets ovannämnda beslut gäller den lagstadgade byggnadstillsynen.

Datasystem där det behandlas uppgifter i byggnadstillsynens handlingar behöver inte fylla kraven enligt normen SÄHKE2.

Kommunernas ansvar för elektronisk förvaring enligt god informationshantering

Det viktiga är att kommunerna själva ser till att uppgifterna i deras handlingar är användbara, tillförlitliga och beviskraftiga i enlighet med kraven på god informationshantering. Filformat som lämpar sig för långtidsförvaring är XML för registreringsuppgifter och PDF/A för handlingar.

Enskilda kommuner eller samkommuner bör inte för Arkivverket upprätta en gallringsframställan som gäller organens beslut eller byggnadstillsynens uppgifter.

Närmare upplysningar ger:

Riksarkivet

Nina Eerikäinen, överinspektör, nina.eerikainen@arkisto.fi, tfn 029 533 7133

Raili Oittinen, utvecklingschef, raili.oittinen@arkisto.fi, tfn 029 533 7073 eller 0500438262

 

Kommunförbundet

Tuula Seppo, sakkunnig, tuula.seppo@kommunforbundet.fi, tfn 09 771 2664

Arkivverket har till uppgift att säkerställa att handlingar som hör till det nationella kulturarvet bevaras och att främja användningen av dessa i forskningssyfte. Till uppgifterna hör även forskning och utveckling inom branschen.

Upptäck resten av företagets pressmaterial

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs