I enlighet med Riksarkivets strategi 2020 beslutar Arkivverket om varaktig endast elektronisk förvaring av uppgifter i handlingar som uppstår i kommunernas substansuppgifter. Besluten meddelas som generella beslut till hela kommunsektorn.
Enligt Arkivverkets beslut 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) ska protokoll jämte bilagor från kommunala organ och organ inom organisationer som sköter en offentlig uppgift (t.ex. bolag och stiftelser) förvaras varaktigt enbart i elektronisk form från den tid de finns att tillgå i elektronisk form. Protokollen jämte bilagor lagras i ärendehanteringssystemet i sådana filformat som lämpar sig för långtidsförvaring.
Kommunförbundets anvisning är att länkar till utomstående källor inte ska ges i föredragningslistor och därmed inte i protokoll eller som tillhörande bilaga.
Arkivverket meddelade ett beslut 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015) om att de uppgifter i den kommunala byggnadstillsynens handlingar som ska förvaras varaktigt ska förvaras varaktigt endast i elektronisk form samt ett beslut 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) om vilka uppgifter i byggnadstillsynens handlingar som ska förvaras varaktigt. Arkivverkets ovannämnda beslut gäller den lagstadgade byggnadstillsynen.
Datasystem där det behandlas uppgifter i byggnadstillsynens handlingar behöver inte fylla kraven enligt normen SÄHKE2.
Det viktiga är att kommunerna själva ser till att uppgifterna i deras handlingar är användbara, tillförlitliga och beviskraftiga i enlighet med kraven på god informationshantering. Filformat som lämpar sig för långtidsförvaring är XML för registreringsuppgifter och PDF/A för handlingar.
Enskilda kommuner eller samkommuner bör inte för Arkivverket upprätta en gallringsframställan som gäller organens beslut eller byggnadstillsynens uppgifter.
Närmare upplysningar ger:
Riksarkivet
Nina Eerikäinen, överinspektör, [email protected], tfn 029 533 7133
Raili Oittinen, utvecklingschef, [email protected], tfn 029 533 7073 eller 0500438262
Kommunförbundet
Tuula Seppo, sakkunnig, [email protected], tfn 09 771 2664
Arkivverket har till uppgift att säkerställa att handlingar som hör till det nationella kulturarvet bevaras och att främja användningen av dessa i forskningssyfte. Till uppgifterna hör även forskning och utveckling inom branschen.
© Koodiviidakko Oy - Y-tunnus 1939962-1