Tiedotteet

Näytä tiedotekategoriat

Etusivu » Tiedotteet » Kotimaa » Kansallisarkisto luopuu sähköisestä arkistointijärjestelmästään

Arkistolaitos

Kansallisarkisto luopuu sähköisestä arkistointijärjestelmästään

Tiedote.
Julkaistu: 26.08.2015 klo 09:17
Julkaisija: Arkistolaitos

Opetus- ja kulttuuriministeriö on päättänyt, että arkistolaitoksen tulee vuoden 2015 aikana luopua valtionhallinnon sähköisten aineistojen vastaanottoa ja säilyttämistä varten käytössä oleva VAPA-järjestelmästä. Opetus- ja kulttuuriministeriön päätös (OKM/7/591/2015) tarkoittaa, ettei viranomaisten sähköisiä asiakirjoja voida toistaiseksi ottaa vastaan pysyvään säilytykseen, eikä niihin kohdistuvaa tietopalvelua hoitaa.

VAPA-järjestelmän hankintakustannus oli 2,25 miljoonaa euroa ja sen vuotuinen ylläpitokustannus on 340 000 euroa. Järjestelmä perustuu kansainvälisesti laajasti käytettyyn Preservica-järjestelmään, jota arkistolaitos on kehittänyt Suomen viranomaisten tarpeisiin vuodesta 2005 alkaen. Preservicaan perustuvia pysyvän säilyttämisen järjestelmiä käyttävät Suomen lisäksi esimerkiksi Viron, Iso-Britannian, Itävallan ja Alankomaiden kansallisarkistot sekä digitaalisten aineistojen hallinnassa maailman kärkeä edustava Australian kansalliskirjasto.

Arkistolaitos selvittää päätöksen vaikutuksen lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen ja ohjeistaa viranomaisia selvityksen valmistuttua

Arkistolaitoksen lakisääteisenä tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja sen toimivaltaan kuluu tämän perusteella päättäminen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Päätösvalta koskee sekä arkistolaissa (831/1994) mainittujen viranomaisten analogisia että sähköisiä asiakirjoja.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on päättänyt, että käyttöön otetaan ministeriössä kehitetty kansallisen digitaalisen kirjaston pysyvästi säilytettävien aineistojen säilytysjärjestelmä (KDK/PAS). Toistaiseksi kyseinen järjestelmä ei kuitenkaan pysty toimimaan viranomaisten järjestelmien kanssa. Siirrettäessä pysyvästi säilytettäviä aineistoja KDK/PAS-järjestelmään niihin kohdistuva tietopalvelu on sen vuoksi toteutettava manuaalisesti. Sen toteuttamiseen arkistolaitoksen voimavarat eivät tällä hetkellä riitä.

Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanoton loppuminen pakottaa viranomaiset vastaamaan toistaiseksi itse pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen aineistojen tallentamisesta ja niihin kohdistuvista tietopalveluista. Valtiovarainministeriö on asettanut ”Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuutta (SAPA)” suunnittelevan työryhmän 19.8.2015 valmistelemaan kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokasta ja helppokäyttöistä, kuntien ja valtion tarpeisiin yhteistä ratkaisua viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen. Työryhmän toimikausi päättyy helmikuussa 2016.

Arkistolaitos laatii 15.10.2015 mennessä opetus- ja kulttuuriministeriölle selvityksen siitä, miten ministeriön alasajoa edellyttävä päätös vaikuttaa valtionhallinnon sähköiseen arkistointiin ja arkistolaitoksen lakisääteisten tehtävien hoitoon. Valtiovarainministeriön asettaman SAPA-työryhmän vasta aloittaessa työtään, arkistolaitos ei voi toistaiseksi esittää edes alustavaa aikataulua sille, milloin VAPA-järjestelmän korvaava palvelu on käyttövalmis.

Arkistolaitos on tuonut ministeriölle esiin huolensa siitä, että Suomi joutuu VAPA-järjestelmän alasajon vuoksi eurooppalaisesti varsin poikkeukselliseen tilanteeseen, kun valtionhallinnon pysyvästi säilytettäviä aineistoja ei voida ottaa vastaan eikä niihin kohdistuvia tietopalveluita voida toteuttaa samaan tapaan kuin esimerkiksi muissa Pohjoismaissa.

Arkistolaitos on kiinnittänyt huomiota myös siihen, että valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) julkaisi syksyllä 2014 tarkastuskertomuksen sähköisen arkistoinnin edistämisestä (11/2014). VTV korosti raportissaan, että arkistolaitoksen sähköisen arkistopalvelun ylläpitoa tulee jatkaa niin kauan, kunnes mahdollinen korvaava palvelu on tuotantokäytössä. Arkistolaitos on omissa lausunnoissaan katsonut, että VAPA-järjestelmän ylläpitoa tulisi jatkaa ainakin kunnes SAPA-työryhmän selvitys on valmistunut ja muutoksen edellyttämille toimenpiteille voidaan esittää sekä kustannus- että aikatauluarvio.

Lisätietoja:

  • pääjohtaja Jussi Nuorteva, Kansallisarkisto, puh. 029 533 7001
  • viestintäpäällikkö Marie Pelkonen, Kansallisarkisto, puh. 0295 337 079
  • sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@narc.fi

Liitetiedostot

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa.

Tutustu julkaisijan muuhun lehdistöaineistoon

Mediapankki

Julkaisijan muita tiedotteita

Hae kategoriasta

Kategorian julkaisijoita

Kategorian uusimmat

ePressin asiakkaita
Trafi Radisson Blu Tellabs