Kansallisarkistossa käynnistyy Euroopan Unionin tuella toteutettava julkisen hallinnon aineistojen massadigitoinnin suunnitteluprojekti. Euroopan aluekehitysrahaston osarahoituksella toteutettavassa projektissa laaditaan toteutussuunnitelma, jonka perusteella valtionhallinnon ja tulevien maakuntien paperiaineistot muutetaan pelkästään digitaaliseen muotoon säilytettäviksi.
Projektin tavoitteena on
Projektin toteuttamiseen osallistuu Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk. Projektin rahoitukseen sekä ohjausryhmän työskentelyyn osallistuu myös Mikkelin kaupunki.
Toteutussuunnitelman osana tuotetaan yksityiskohtainen kustannus- ja hyötyanalyysi digitoinnin kustannuksista sekä digitaalisen säilyttämisen kustannushyödyistä. Analyysissa verrataan nykyisen toimintamallin eli paperiarkistoinnin jatkamisen pitkän aikavälin kustannuksia ehdotettuun digitaaliseen muotoon muuttamiseen ja digitaaliseen säilyttämiseen sekä aineiston käyttöön hallinnon ja tutkimuksen tarpeisiin.
Massadigitoinnin tavoitteena on nopeuttaa merkittävästi valtionhallinnon ja uusien maakuntien siirtymistä täysin digitaaliseen toimintaympäristöön ja samalla digitaaliseen arkistointiin.
Laajamittaisen digitoinnin toteuttaminen edellyttää tarkkaa tietoa paperiaineistojen määristä sekä niiden digitointiin vaikuttavista ominaisuuksista.
Kansallisarkisto selvittää valtionhallinnon organisaatioiden sekä valtionhallinnolta ja kunnilta uusille maakunnille siirtyvien aineistojen tarkempia tietoja. Tiedonkeruu toteutetaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisen vaiheen kysely on toimitettu 20.6.2017 valtionhallinnon organisaatioille, kunnille, sairaanhoitopiireille ja nykyisille maakuntaliitoille. Kyselyn toinen vaihe ajoittuu syyskuulle ja siinä selvitetään tarkemmin aineistokohtaisia ominaisuuksia, kuten aineiston kuntoa, järjestämisen tasoa ja käyttörajoituksia.
Lisätietoa kyselystä löytyy osoitteesta www.arkisto.fi/tiekartta
Suomessa julkinen hallinto on siirtynyt sähköisiin tietojärjestelmiin ja organisaatiot ovat kiihtyvällä nopeudella digitalisoineet toimintaprosessejaan. Digitaalisuudesta huolimatta julkisen hallinnon organisaatiot tarvitsevat ja käyttävät toiminnassaan edelleen runsaasti paperimuodossa olevia tietoja. Valtion ja kuntasektorin organisaatioiden hallussa on arviolta noin 200 hyllykilometriä paperimuotoista aineistoa.
Aineistojen digitointi ei pelkästään muuta aineistoja toiseen säilytysmuotoon, vaan parantaa oleellisesti aineistojen käytettävyyttä ja tuottaa merkittävää lisäarvoa, kun aineistot saatetaan digitoinnin myötä verkkoon saataville niiden käyttöehtojen mukaisesti. Digitaalinen säilytysmuoto mahdollistaa myös aiempaa monipuolisemman tiedon haun ja analysoinnin.
Lisätietoja:
tutkimusjohtaja Päivi Happonen, [email protected], 029 533 7018
kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, [email protected], 029 533 7234
Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuuluu myös alan tutkimus- ja kehittämistoiminta.
© Koodiviidakko Oy - Y-tunnus 1939962-1