Kansallisarkisto tarjoaa sähköisen säilyttämisen palvelun valtionhallinnolle – alkujaan digitaalisten aineistojen vastaanotto jatkuu

Kansallisarkistossa on otettu käyttöön sähköisen säilyttämisen palvelu. Valtionhallinnon organisaatioiden on jälleen mahdollista siirtää alkujaan digitaalisia aineistoja Kansallisarkiston säilytykseen. Sähköisen säilyttämisen palvelun tarkoituksena on Kansallisarkiston lakisääteisen tehtävän toteuttaminen, eli varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan tiedon säilyttäminen, siirtäminen tuleville sukupolville ja käytettävyyden turvaaminen. Palvelulla toteutetaan hallituksen linjausta, jonka mukaan uudet arkistoitavat aineistot arkistoidaan jatkossa vain sähköisinä.

Palvelu tällä hetkellä – ensimmäinen vaihe

Palvelu kattaa tällä hetkellä valtionhallinnon alkujaan digitaalisen, pysyvään säilytykseen määrätyn, SÄHKE2-siirtorakenteen mukaisen aineiston vastaanottamisen ja säilyttämisen.  

Palvelun avulla Kansallisarkisto vastaa aineiston säilymisestä eheänä, todistusvoimaisena sekä käytettävänä vaikka tallennusmuodot ja järjestelmät muuttuvat ajan mittaan. Palvelua hyödyntämällä valtionhallinnon viranomainen siirtää digitaalisen aineiston säilyttämisvastuun Kansallisarkistolle.

Palveluun voidaan siirtää sekä julkisia, että käyttörajoitettuja ja luottamuksellisia (ST IV, ST III) aineistoja.

Palvelua käyttävälle valtionhallinnon viranomaiselle käyttö on maksutonta.

Sähköisen säilyttämisen palvelua kehitetään vaiheittain.  Osana jatkokehitystä tullaan kehittämään muun muassa aineiston käytön mahdollistavia toimintoja, kuten tietopalvelu.

Palveluprosessi ­

Aineiston siirtämisen edellytyksenä on säilytyspäätös (ent. seulontapäätös), jossa määrätään pysyvästi säilytettävästä aineistosta ja sen säilytysmuodosta. Kansallisarkiston säilytyspäätöspalvelu kuvataan tarkemmin Kansallisarkiston kotisivuilla.

Säilytyspäätöksen pohjalta aloitetaan siirtojen suunnittelu, jossa siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat tarkemmin siirron eri vaiheista ja aikataulusta.

Palvelun jatkokehittäminen

Sähköisen säilyttämisen palvelua kehitetään osana SAPA-työtä, jonka tavoitteena on tuottaa sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuus.  Nyt käyttöönotettu sähköisen säilyttämisen palvelu on ensimmäinen vaihe tästä kokonaisuudesta. SAPA-palvelukokonaisuuden kehittämistä johtaa opetus- ja kulttuuriministeriö. SAPA-työssä kehitetään mm. massadigitoinnin edellyttämiä säilytyksen toimintoja sekä aineiston käytön mahdollistavia palveluita.

Kansallisarkiston kotisivuilla osoitteessa arkisto.fi – sivuilla on lisätietoja sähköisen säilyttämisen palvelusta.

Yhteystiedot:

• kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, 029 533 7234
• ylitarkastaja Katja Suomilammi, 029 533 7123
• Palvelun sähköpostiosoite on digitaalisetsiirrot@arkisto.fi